E-Learning bei kbo
Zusammenfassung: Seit 2021 gibt es E-Learning bei kbo. Doch wie funktioniert das genau und welche Vorteile hat das digitale Fortbildungssystem für die Mitarbeitenden? Anna Fleischmann hat bei Birgit Riemann, kbo-Kommunalunternehmen, und Jürgen Fertl, kbo-Isar-Amper-Klinikum Taufkirchen (Vils), nachgefragt.
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Birgit Riemann und Jürgen Fertl sind beide maßgeblich an der Einführung des E-Learnings bei kbo beteiligt. Im Interview berichten sie von der Umsetzung. Außerdem wurde Veronica Heller, kbo-Governance Consulting, als eine der ersten Absolventinnen nach ihren Erfahrungen gefragt. Das Interview wurde im Januar 2022 geführt.
Frau Riemann, was ist E-Learning?
Birgit Riemann (BR): Unter E-Learning verstehen wir bei kbo das gesamte System des digitalen Lernens. Das Lernmanagementsystem (LMS) Semiro stellt die Basis dar, über die wir sowohl Seminare und Schulungen verwalten als auch digitale Lerninhalte zur Verfügung stellen. Wir starten mit E-Learning-Kursen zu den Pflichtschulungsthemen Datenschutz, Arbeitssicherheit, Brandschutz und Hygiene, die über audio- und videoergänzte Präsentationen vermittelt werden. Die E-Learning-Pflichtschulungen sind interaktiv angelegt, sodass die Anwender während der Schulung, zum Beispiel über Multiple Choice, über bildgestützte Lernkarten oder über Drag-and-Drop-Antworten eingebunden werden.
Welche Inhalte werden bei den Pflichtschulungen abgefragt?
BR: Inhaltlich sind die Pflichtfortbildungen bei kbo angepasst an die Berufsgruppen Medizin und Psychologie, Pflege und Therapie sowie an patientenferne Berufsgruppen. Wir haben dazu in Zusammenarbeit mit den Fachkräften/Beauftragten für Arbeitssicherheit, Brandschutz und Hygiene aus den kbo-Einrichtungen sowie mit der Konzern-Datenschutzbeauftragten Regina Geißler die gewünschten Themen für diese Pflichtschulungen zusammengestellt. Diese Themenübersicht bildete die Grundlage für unsere E-Learning-Kurse, die von Tutoolio, einem professionellen Anbieter von E-Learning im Gesundheitswesen, digital aufbereitet wurden. Gemeinsam mit den Fachkräften haben wir dann den insgesamt zehn E-Learning-Kursen den kbo-spezifischen Feinschliff gegeben. Die einzelnen E-Learning-Kurse sind in ca. 30 bis 60 Minuten je nach Komplexität der Inhalte gut zu bearbeiten.
Wie funktioniert es?
BR: Die Pflichtfortbildungen werden über einen Link aus einer Einladungs-E-Mail gestartet. Diese Einladungen erhalten die Mitarbeitenden aufgrund ihrer Zuordnung im LMS Semiro zu einer bestimmten Berufsgruppe. Den automatisierten Workflow kann ich Ihnen am besten auf folgender Abbildung veranschaulichen.
Mitarbeitende mit einer eigenen kbo-E-Mail-Adresse erhalten diese Einladung also an ihr eigenes Outlook-Postfach und können diese Schulungen an ihrem PC, Laptop oder Surface absolvieren. Für Mitarbeitende ohne eigene E-Mail-Adresse befinden wir uns in einer Übergangsphase. Sie bekommen die Einladung per E-Mail an ein allgemeines Postfach ihres Arbeitsbereiches geschickt, zum Beispiel an den Stationsaccount. Diese E-Mails sind dann im Betreff personalisiert, so dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter eine eigene Einladung öffnen und die Pflichtfortbildung erledigen kann. Mitarbeitende ohne eigenes digitales Endgerät können die Pflichtfortbildungen an PC-Arbeitsplätzen, zum Beispiel auf Station, absolvieren.
Welche Erfahrungen gibt es in den Häusern schon damit?
Jürgen Fertl (JF): Das kbo-Klinikum Taufkirchen (Vils) startete im November 2021 das E-Learning mit den Modulen Arbeitsschutz, Brandschutz, Datenschutz und Hygiene. Auch wenn es für viele Mitarbeitende etwas Neues war, sind die Rückmeldungen überwiegend positiv. Von den oben genannten Vorteilen wird vor allem die Möglichkeit, zeitlich unabhängig die Schulungen zu absolvieren, oft genannt. Mittlerweile kamen sogar schon Anfragen nach weiteren Modulen in speziellen Bereichen. Dass E-Learning anfänglich auch etwas Gewöhnung braucht, zeigt sich durch Rückfragen, wie man reibungslos durch eine Schulung kommt, zum Beispiel „Wo muss ich jetzt klicken?“, „Warum geht es nicht weiter?“ Das dürfte sich jedoch nach ein paar Schulungen einstellen.
Ein Nachteil wird darin gesehen, dass es aktuell noch nicht möglich ist, diese Schulungen zu Hause an einem privaten Endgerät durchzuführen, sondern nur im Rahmen des mobilen Arbeitens mit einem kbo-Laptop.
Veronica Heller (VH): Mein Eindruck der Online-Schulungen ist nach Beendigung der drei Schulungseinheiten zu Datenschutz, Arbeitssicherheit und Brandschutz sehr positiv. Anfangs war ich noch etwas skeptisch, da diese Bereiche doch sehr individuell in den jeweiligen Arbeitsbereichen bei kbo sind, jedoch sind die Schulungen inhaltlich breit gestreut. Für mich ist ein großer Vorteil, dass ich die Einheiten ohne Zeitbindung absolvieren konnte. Ich finde die Flexibilität gut und in meinen Arbeitsalltag integrierbar. Ebenso positiv ist, dass auch während der Schulungen immer kurze Inhaltsfragen gestellt werden. So wird man auch auf den Abschlusstest gut vorbereitet. Die Schulungen selbst sind meiner Meinung nach alle drei sehr abwechslungsreich gestaltet und nicht eintönig. Ich finde die Umsetzung des E-Learnings bei kbo einen guten Fortschritt in Richtung Digitalisierung und hoffe, dass noch weitere Schulungsmöglichkeiten in diesem Format hinzukommen.
Was sind weitere Vorteile für mich als Mitarbeiterin?
BR: In unserer Pilotphase haben wir die kbo-Teilnehmenden gefragt, welche Vorteile sie bei den E-Learning-Kursen sehen. Häufig wurde positiv erwähnt, dass im eigenen Tempo gelernt und die Schulungen unterbrochen und wieder aufgenommen werden können. Für einige Mitarbeitende ist es auch von Vorteil, dass sie mit ihrem Laptop nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden sind. Seit unsere Konzern-Betriebsvereinbarung „Mobiles Arbeiten“ in Kraft getreten ist, kann individuell vereinbart werden, an bestimmten Tagen außerhalb des Arbeitsplatzes zu arbeiten und somit auch eine E-Learning-Schulung von zu Hause aus zu erledigen. Gerade in dieser Zeit der Pandemie ist es von Vorteil, dass wir nicht als Gruppe in einem geschlossenen Raum an einer Präsenzschulung teilnehmen müssen.
Was läuft noch nicht optimal bzw. gibt es nach den ersten Starts in den kbo-Häusern Nachbesserungsbedarf?
JF: Die Automatisierung im Hintergrund läuft noch nicht ganz „rund“. Es müssen noch manuelle Nachbesserungen durchgeführt werden. Zum Beispiel werden noch nicht alle E-Mail-Adressen vom Human-Resources-System nach Semiro importiert, so dass diese Datenpflege manuell in Semiro erfolgen muss. Aber es wird weiter daran gearbeitet, dass der Prozess immer selbstständiger abläuft. Auch die Einführung der vier Schulungen in kurzer Zeit wurde teilweise auf Grund des zeitlichen Aufwands als Herausforderung gesehen. Zudem sollte noch, wo nötig, eine Abstimmung zwischen den E-Learning-Schulungen und den Präsenzveranstaltungen der Fachkräfte bzw. Beauftragten stattfinden.
Ihr Ausblick für die nahe Zukunft …
BR: Im Februar 2022 starten wir am kbo-Isar-Amper-Klinikum Haar mit E-Learning. Hier stehen wir aufgrund der Größe der Einrichtung und der Besonderheit einzelner Mitarbeitendengruppen vor neuen Herausforderungen in der Umsetzung. In Haar besteht der Vorteil, dass die Mitarbeitenden des Bereichs Personalentwicklung schon viel Erfahrung mit Semiro gesammelt haben und seit der Pilotphase in die Einführung der E-Learning-Kurse eingebunden sind.
Im Anschluss folgt das kbo-Inn-Salzach-Klinikum, das viele Mitarbeitende hat und man dort noch nicht so viel Erfahrung mit Semiro hat. Als operative Projektleitung ist es spannend, mit den Kolleginnen und Kollegen in den einzelnen Einrichtungen zusammenzuarbeiten und die Einführung der E-Learning-Pflichtschulungen Schritt für Schritt zu meistern.
Die Erfahrung aus acht Jahren Teamleitung Personal im kbo-Kinderzentrum München hilft dabei, die Kolleginnen und Kollegen in ihrem Tagesgeschäft besser zu verstehen. Projekte wie E-Learning sind in der Regel on top zu den eigentlichen Aufgaben zu bewältigen. Daher weiß ich es besonders zu schätzen, wenn die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner vor Ort engagiert die Projektumsetzung voranbringen.
JF: Ein wichtiger Schritt für einen komfortableren und sicheren Ablauf des E-Learning-Prozesses sind personalisierte E-Mail-Adressen für alle kbo-Mitarbeitenden. Ich hoffe, dass spätestens 2023 alle kbo-Mitarbeitenden eine eigene kbo-Adresse haben werden.
BR: Auch die Automatisierungsprozesse vor allem bei der Zuordnung der Mitarbeitenden zu den einzelnen Schulungen haben noch Verbesserungspotenzial, damit weniger manueller Verwaltungsaufwand in Semiro zu leisten ist. Zukünftig wird es auf jeden Fall weitere Schulungsthemen als kbo-E-Learning-Kurse geben, sodass E-Learning ein fester Bestandteil der Fort- und Weiterbildung bei kbo wird.