Das Pagodum, so der Name des Gebäudes, wurde bereits mit dem Architekturpreis ausgezeichnet.
Family-and-Friends-Day der ITBO: Miteinander bewegt man mehr
Die IT des Bezirks Oberbayern (ITBO) feiert nicht nur den Umzug ins prämierte Gebäude „Pagodum“, sondern auch eine neue Ära des Zusammenarbeitens. Flexible Co-Working-Spaces, ein starkes Inklusionskonzept und innovative Technologien prägen die Arbeitsweise des Teams. Neben herausragenden Projekten wie KI-gestützter Prozessoptimierung und Green IT setzt die ITBO auf eine offene Unternehmenskultur, Nachhaltigkeit und ein „Wir-Gefühl“. Mit diesen Ansätzen meistert die ITBO Herausforderungen wie Cyberabwehr und digitale Transformation und wurde dafür als „Arbeitgeber der Zukunft“ ausgezeichnet. Gemeinsamkeit steht im Fokus, um mehr zu erreichen.
Über Erfolge, Herausforderungen und Ziele haben die beiden Geschäftsführer Stephan Gerber (Bezirk Oberbayern) und Nikolaus Schrenk (kbo) gesprochen.
Die Räumlichkeiten
Im Erdgeschoß und im ersten Stock befinden sich neben Besprechungsräumen und den beiden Geschäftsführerbüros viele sogenannte Co-Working-Spaces. Das sind Büros mit einem bis sechs Arbeitsplätzen, die von den Mitarbeitenden der ITBO individuell tage- und wochenweise gebucht werden können. Denn bis auf die beiden Geschäftsführer und die Referentin der Geschäftsführung hat niemand ein festes Büro.
Dazwischen sind freie Flächen für gemeinsame Pausen und eine Kinderbetreuungsecke mit Mini-Sitzgarnitur und Sitzsäcken. Im Erdgeschoss haben die kbo-Akademie und die kbo-EVA ebenfalls Räume angemietet. Aber die gemeinsame Nutzung geht weit über das Teilen der Räume und Arbeitsplätze hinaus. Denn besonders Inklusion ist ein Thema, das beiden Geschäftsführern am Herzen liegt. Deshalb hat die ITBO auch Mitarbeitende aus der Pfennigparade, ein Rehabilitationszentrum für Menschen mit körperlicher Behinderung, angestellt, die in einem Büro im Pagodum arbeiten. Ziel ist es, diese Beschäftigten in den ersten Arbeitsmarkt zu bringen. „Die Zusammenarbeit mit der Pfennigparade klappt sehr gut, ein Mitarbeitender konnte schon in den ersten Arbeitsmarkt wechseln“, so Klaus Schrenk.
Das Arbeiten
Aber nicht nur die Raumnutzung ist offen gestaltet, auch die Arbeitszeiten sind unkonventioneller: Jeder der 95 Vollkräfte hat eine 40-Stunden-Woche, die flexibel mit zwei Bürotagen zwischen Montag und Samstag erbracht werden können. Mitbestimmung und -gestaltung wird großgeschrieben und Benefits, wie zwei Fahrräder für Einkaufsfahrten in Haar oder eine Terrasse mit Grill, ergänzen das Paket, das der ITBO wohl auch die geringe Wechselquote beschert. Besonders freuen sich Gerber und Schrenk auch über die Auszeichnung „Arbeitgeber der Zukunft“, die der ITBO vom Deutschen Innovationsinstitut für Nachhaltigkeit und Digitalisierung verliehen wurde.
Die Motivation
Zufriedene Mitarbeitende und besondere Auszeichnungen sind für die beiden Geschäftsführer natürlich eine große Freude. Dabei ist es ihnen ein besonderes Anliegen hervorzuheben, dass die ITBO nicht isoliert betrachtet wird, sondern als integraler Bestandteil des gesamten Unternehmens. Denn leider wird bei Problemen oft pauschal „DIE IT“ verantwortlich gemacht, was sich negativ auf den Umgang mit den Kolleginnen und Kollegen auswirken kann.
Die beiden Geschäftsführer unterstreichen einstimmig: „Es geht nur gemeinsam, denn die ITBO ist mit dem Unternehmen personell und organisatorisch verflochten.“ Sie appellieren an die Anwender, insgesamt mehr Verständnis und Rücksichtnahme zu zeigen. Und eine gut integrierte und damit schnell einsatzbereite IT ist unabdingbar, denn die täglichen und zukünftigen Herausforderungen sind groß.
Zum täglichen Brot der IT gehört zunächst die Betreuung der Anwender von den Kliniken und im Bezirk. Hier hat sich neben dem Ticketsystem per Anruf oder E-Mail auch schon der neue Rückruf-Service als effektiv erwiesen. Anwender können mit dem Servicedesk eine Rückruftermin ausmachen. Bewährt hat sich im Ticketsystem auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz: Viele Tickets werden inzwischen automatisch verarbeitet, und es wird an einem Chatbot gearbeitet, der mit künstlicher Intelligenz Lösungen für viele EDV-Probleme anbietet. Das Service-Portal, wo bereits viele Lösungen für IT-Probleme zu finden sind, wird dagegen noch nicht so häufig genutzt, wie sich die beiden Geschäftsführer das wünschen würden.
Genauso wichtig und täglich von enormer Bedeutung ist die funktionierende Abwehr von Cyber-Angriffen. „Das ist ein enormes Problem, wir werden stündlich angegriffen“, erklärt Klaus Schrenk. Das kann enorme Folgen haben. Im extremen Fällen werden Firmen handlungsunfähig, weil Hacker die Systeme sperren. Bislang ist das aber Gott sei Dank ausgeblieben.
Die Leuchtturm-Projekte
Neben dem täglichen Geschäft arbeitet die ITBO derzeit an so genannten Leuchtturm-Projekten:
Dazu gehört zunächst die Technologie-Erneuerung im Bezirk und in den Kliniken, womit dann der große Meilenstein in Richtung „gemeinsam“ erfolgt ist. Bis Mitte 2025 soll der Technologie-Wechsel abgeschlossen sein. So sind die Netzwerkkabel beim Bezirk noch nicht auf dem aktuellen Stand und die EDV in den Schulen muss erneuert werden.
Zunehmend wichtiger ist das Thema „Künstliche Intelligenz“. Hier plant die ITBO mit Hilfe von ChatGPT eine eigene KI zu entwickeln, die dann zum Beispiel Dokumenten-Lenkungssysteme durchsucht und somit viele Arbeitsprozesse vereinfacht und beschleunigt. Derzeit wird bereits KI-generierte Protokollerstellung und der Einsatz von KI-Systemen für Mehrsprachigkeit getestet. Ein eigens ins Leben gerufenes KI-Board mit 35 Mitarbeitenden überprüft den KI-Einsatz parallel hinsichtlich der Berücksichtigung von Ethik, Kosten und Nachhaltigkeit.
Und damit ist auch schon das letzte große Zukunftsthema angesprochen: Nachhaltigkeit und Green IT. Hinter den sehr weit gefassten Begriffen verbergen sich oft sehr einfach umsetzbare Maßnahmen, wie der Einsatz von kabelgebundenen Tastaturen und Mäusen. Dadurch könnten pro Jahr im Gesamtunternehmen rund 30.000 Batterien gespart werden. Ebenfalls leicht umsetzbar für jeden ist Datensparen. Man verschickt keine E-Mails mit Anhängen, sondern nur noch Links. Außerdem werden nur noch Geräte, die repariert werden können und die stromsparend arbeiten, angeschafft. Alle Tipps zur Grünen IT gibt es nachzulesen im Flyer.
